tugas II kelompok

Teknologi Perkantoran Modern

Pendahuluan

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat  dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Officeatau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).

Otomatisasi Kantor

Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.

OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.

Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.

Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan perusahaan.

Gambar Model OA

Sumber: CBIS Mc Leod, 2001

Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.

v      Komponen database dalam OA

Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi

• Mendapatkan data,  yaitu dengan :
• Mendokumentasikan setiap transaksi
• Kejadiannya apa?
• Kapan terjadinya?
• Berapa banyak dan berapa nilainya?
• Keterangan tentang transaksi
• Memanipulasi data, yaitu dengan :
• Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
• Diurutkan
• Dihitung
• Ditotal
• Menyimpan Data
• Menggambarkan setiap transaksi
• Dalam bentuk database
• Menyiapkan dokumen
• Terbentuk dalam kategori :
• Berdasarkan jenis kejadiannya
• Berdasarkan waktu kejadiannya

Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.

Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta  media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.

Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell berikut ini :

Gambar Tabel Barang

Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain,  dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan.

Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga

v      Komponen Aplikasi dalam OA

Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :

o        Word processing

o        Electronic and voice mail

o        Computer calendaring

o        Audio conferencing

o        Video conferencing

o        Computer conferencing

o        FAX

o        Videotex

o        Imaging

o        Desktop publishing

·         Word Processing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.

 

Gambar Sistem Word Processor

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

·         Electronic and voice mail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.  

Gambar System Voice Mail

Gambar Sistem Electronic Mail

·         Computer calendaring

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).

Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

Gambar Sistem Electronic Calendaring

·         Audio conferencing

Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.

Gambar Sistem Audio Conferencing

Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.

·         Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).

·         Video conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.

Gambar Sistem Video Conferencing

Pelaksanaannya dapat dengan cara :

o        One-way video dan two-way audio

o        One-way video dan audio

o        Two-way video dan audio

Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.

·         Computer conferencing

Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services  maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

·         FAX

Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.

·         Videotex, Imaging dan Desktop publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.

o        Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.

o        Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali  image atau citra kedalam format digital dalam komputer.

o        Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Kantor Maya

Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

·         Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.

·         Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

·         Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

·         Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

·         Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :

·         Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.

·         Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

·         Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

·         Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

·         Menyediakan sumber daya komputer

·         Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

·         Menyediakan perlengkapan non komputer

·         Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)

·         Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

·         Membuat jadwal pertemuan reguler

·         Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :

·         Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

·         Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

·         Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor

Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000.

Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.

Daftar Pustaka

1.       Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8^th edition, 2001 (http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html )

2.       Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2^nd edition, 1995.

Situs Terkait

1.       http://www.myvirtualcorp.com/

2.       http://www.netopia.com/neb/

3.       http://www.wol.com

*) Catatan :

·         Dwi Eko Waluyo, adalah staff pengajar STMIK Dian Nuswantoro Semarang

·         Makalah ini diseminarkan pada Lokakarya Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Semarang tanggal 25 Nopember 2000.

penjelasan struktur organisasi sekolah

Dari struktur organisasi yang diatas tebagi atas 3 bagian yaitu

1Top Manager

a.      Penerimaan dan kegiatan konseptual

b.      Masa depan organisasi

c.      Koordinasi keseluruhan organisasi

d.      Relasi komunikasi

e.      Hubungan dengan komunikasi bisnis

  Middle Manajeman

a.      Kinerja Manajemen

b.      Pengawasan

c.      Personalia dan Pelantikan

3Lower manajemen

a.      Supervisi pekerja

Dari penjelasan disamping maka didapatkan

1Top Manajer

a.      Kepala sekolah dan wakil kepala sekolah

2Middle manajeman

a.      Guru-guru yang membidangi contoh

                                                    i.     Guru pembimbing khusus

                                                   ii.     Guru kelas

                                                  iii.     Guru Mata Pelajaran

                                                  iv.     Tenaga Ahli 

3 Lower manajeman

a.      Tata Usaha

contoh struktur sekolah

tugas kelompok

1.     Pengertian Query dan database

a.     Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer  secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu programkomputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

b.     Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c.      Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan padasuatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

d.     Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatuorganisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secaraterintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang ingin kita tampilkan.
misal : data peminjam dengan buku yang dipinjam, maka nanti akan mengambil data dari table peminjam dan tabel buku. 

Query adalah suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk “pengolahan” lebih lanjut. 

Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam format tertentu. 

Query adalah perintah-perintah untuk mengakses data pada sistem basis data 

2.     SQL statement

Dasar SQL

Perintah perintah dalam SQL terbagi dalam 2 kelompok besar :
• Data Manipulation Language
• Data Definition Language

************************************************************************************

Menampilkan Data dengan Statement SELECT

Syntax paling dasar untuk mengambil data dari database adalah sebagai berikut :

SELECT [nama colomn] FROM [nama table]

Untuk menampilkan semua kolom dari suatu table, digunakan tanda asterik (*), daripada menyebutkan nama kolomnya satu per satu. Tuliskan statement berikut :

SELECT * FROM [nama table]

************************************************************************************

Filter Data dengan WHERE

Perintah SELECT dan FROM diatas hanya membatasi jumlah kolom yang ditampilkan saja, sedangkan jumlah baris yang dihasilkan tidak dibatasi. Anda sering memerlukan hanya baris atau data yang memenuhi kriteria tertentu saja yang ditampilkan.
Klausa WHERE digunakan untuk menentukan kriteria RECORD yang ditampilkan. Syntax umumnya adalah sebagai berikut :

SELECT [nama columns] FROM [nama tables] WHERE [Conditions]

contoh :

SELECT * FROM tbDataMahasiswa WHERE Nama='AGUS'

maka akan dihasilkan record semua kolom yang memiliki Nama AGUS

pada WHERE dapat diberi fungsi logika yaitu AND (dan) dan OR (atau)

SELECT [nama colomn] FROM [nama tables] WHERE [condition1] AND [condition2]
SELECT [nama colomn] FROM [nama tables] WHERE [condition1] OR [condition2]

************************************************************************************

Sortir Data dengan ORDER BY

ORDER BY digunakan untuk mengurutkan hasil pencarian data. Secara default data yang ditampilkan disortir berdasarkan urutan masuknya data ke dalam tabel. Dengan menggunakan ORDER BY anda dapat mengurutkan berdasarkan kolom tertentu yang anda kehendaki.
Bila anda perhatikan perintah SQL diatas maka data yang dihasilkan telah diurutkan berdasarkan kolom CustomerID. Anda dapat merubahnya dengan mengurutkan berdasarkan kolom ContactName dengan perintah berikut :

SELECT NIM, NAMA, ALAMAT
FROM tbDataMahasiswa
ORDER BY NIM

************************************************************************************

Cari yang Mirip dengan LIKE


Apabila WHERE memfilter data berdasarkan kriteria tertentu yang sudah pasti, maka LIKE digunakan untuk memberikan kriteria yang tidak memiliki kepastian.
Misalkan anda ingin mencari nama produk yang dimulai dengan huruf c maka digunakan perintah berikut :

SELECT ProductID, ProductName
from Products
WHERE ProductName LIKE 'c%'

Perhatikan tanda % setelah huruf c tersebut, yang dapat diartikan sebagai : semua yang dimulai dengan c.

************************************************************************************

Klausa GROUP BY
Fungsi agregat yang telah dijelaskan sebelumnya hanya menampilkan satu baris hasil. Sering dibutuhkan untuk menampilkan rangkuman hasil perhitungan beberapa kelompok data dalam satu kali tampilan.
Misalnya anda ingin menghitung rata-rata dan jumlah produk yang terjual untuk setiap jenis produk. Untuk melakukan ini digunakan klausa GROUP BY yang berfungsi mengelompokkan data yang memiliki kriteria sama. Dengan demikian dapat dihasilkan suatu rangkuman hasil perhitungan untuk tiap kategori data. Tuliskan kode program berikut :

SELECT ProductID, SUM(Quantity)as Jumlah
from [Order Details]
GROUP BY ProductID

Perintah tersebut akan menghitung jumlah produk yang terjual untuk setiap ProductID dan mengelompokkan
hasilnya berdasarkan ProductID tersebut.

************************************************************************************


Statement INSERT

Untuk mengisikan data ke dalam suatu tabel digunakan perntah INSERT yang memiliki syntax umum sebagai berkut :

INSERT table (column list)
VALUES (value list)

Misalnya untuk mengisikan data customer baru dituliskan perintah berikut :

INSERT Customers (CustomerID, CompanyName, ContactName)
VALUES ('MJTR', 'Majuterus', 'Lisha')

Perintah tersebut mengisikan data di tabel Customers untuk tiga kolom yaitu CustomerID, CompanyName dan ContactName. Sedangkan kolom lain yang tidak diisi maka terisi dengan nilai default sesuai dengan desain tabelnya. Apabila desain tabelnya tidak mengijinkan nilai NULL maka anda harus mengisikan nilainya dalam perintah INSERT tersebut.

************************************************************************************

Statement DELETE

Statement DELETE merupakan kebalikan perintah INSERT. Perintah ini menghapus data yang terdapat di suatu tabel. Data dihapus per record atau per baris berdasarkan kriteria tertentu.
Penentuan kriteria record mana yang akan dihapus bisa dilakukan dengan menggunakan klausa WHERE. Misalkan anda ingin menghapus data semua customer yang berada di negara France.
Syntax umum statement ini adalah sebagai berikut :

DELETE FROM table_name
WHERE Condition

Untuk menghapus data customer yang berasal dari Mexico di tabel Customers maka perintahnya adalah :

DELETE FROM Customers
where Country= 'Mexico'

Atau anda bisa juga menghapus data berdasarkan CustomerID yang merupakan primary key di tabel tersebut.

DELETE FROM Customers
where CustomerID= ‘ALFKI’

Selain menggunakan WHERE, dapat juga digabungkan dengan operator LIKE dan BETWEEN untuk membuat kriteria yang lebih fleksible. Misalnya sebagai berikut :

DELETE FROM Orders

************************************************************************************

Statement UPDATE

Apabila anda ingin mengedit atau merubah suatu data tanpa menghapusnya maka digunakan perintah UPDATE . Perintah ini juga menggunakan kondisi tertentu dengan klausa WHERE sebagaimana perintah DELETE. Syntax umum statement UPDATE adalah sebagai berikut :

UPDATE table_name
SET Column1 = Value1, Column2 = Value2, …..
WHERE condition

Perintah ini melakukan perubahan pada kolom tertentu sebagaimana yang disebutkan dalam perintah SET. Perubahan dilakukan terhadap record yang memenuhi kriteria di klausa WHERE.
Misalkan anda ingin menaikkan harga produk sebesar 10% untuk semua barang yang memiliki CategoryID = 2, maka digunakan perintah berikut :

UPDATE Products
SET UnitPrice = UnitPrice * 1.1
WHERE CategoryID = 2

Harga barang terdapat di kolom UnitPrice sehingga kolom tersebut dikalikan dengan 1.1. Perintah tersebut akan menaikkan harga semua barang yang terdapat di tabel Products sesuai dengan kriteria CategoryID. Selain menggunakan kriteria WHERE perintah ini juga dapat digabungkan dengan operator LIKE dan BETWEEN sebagaiman statement DELETE diatas.
Contoh berikut menggambarkan penggunaan beberapa kriteria untuk mengupdate suatu data :

UPDATE Customers
SET Country = 'Indonesia',
ContactName = 'Lisha'

3.     SQL Dinamik

Meskipun statis SQL bekerja dengan baik dalam banyak situasi , ada kelas aplikasi di mana akses data tidak dapat ditentukan di muka. Misalnya, spreadsheet memungkinkan pengguna untuk memasukkan query , yang spreadsheet kemudian mengirimkan ke DBMS untuk mengambil data . Isi dari query ini jelas tidak dapat diketahui programmer ketika program spreadsheet yang tertulis .

Untuk mengatasi masalah ini , spreadsheet menggunakan bentuk embedded SQL yang disebut SQL dinamis . Tidak seperti pernyataan SQL statis, yang sulit -kode dalam program ini , pernyataan SQL dinamis dapat dibangun pada waktu berjalan dan ditempatkan dalam variable host tali. Mereka kemudian dikirim ke DBMS untuk diproses . Karena DBMS harus menghasilkan rencana akses pada saat run waktu untuk pernyataan SQL dinamis , dinamis SQL umumnya lebih lambat dari statis SQL . Ketika sebuah program yang berisi pernyataan SQL dinamis dikompilasi , dinamis pernyataan SQL tidak dilucuti dari program ini , seperti pada SQL statis . Sebaliknya , mereka digantikan oleh panggilan fungsi yang melewati pernyataan ke DBMS , pernyataan SQL statis dalam program yang sama diperlakukan secara normal .

Cara paling sederhana untuk mengeksekusi pernyataan SQL dinamis dengan Execute pernyataan SEGERA . Pernyataan ini melewati pernyataan SQL ke DBMS untuk kompilasi dan eksekusi .

Salah satu kelemahan dari Jalankan SEGERA pernyataan adalah bahwa DBMS harus melalui masing-masing dari lima langkah pengolahan pernyataan SQL setiap kali pernyataan dijalankan . Overhead yang terlibat dalam proses ini dapat menjadi signifikan jika banyak laporan dijalankan secara dinamis , dan itu adalah sia-sia jika laporan keuangan tersebut adalah sama . Untuk mengatasi situasi ini , SQL dinamis menawarkan bentuk dioptimalkan eksekusi disebut eksekusi disiapkan , yang menggunakan langkah-langkah berikut :

Program ini membangun sebuah pernyataan SQL dalam buffer , seperti halnya untuk Execute pernyataan SEGERA . Alih-alih variabel host , tanda tanya ( ? ) Dapat digantikan untuk konstan di mana saja dalam teks pernyataan untuk menunjukkan bahwa nilai konstanta akan diberikan kemudian. Tanda tersebut disebut sebagai penanda parameter .

Program ini melewati pernyataan SQL ke DBMS dengan pernyataan SIAPKAN , yang meminta agar mengurai DBMS , memvalidasi , dan mengoptimalkan pernyataan dan menghasilkan rencana eksekusi untuk itu . Program ini kemudian menggunakan Jalankan pernyataan ( bukan Jalankan pernyataan SEGERA ) untuk mengeksekusi pernyataan SIAPKAN di lain waktu . Melewati nilai parameter untuk pernyataan melalui struktur data khusus yang disebut Data di Area SQL atau SQLDA .

Program ini dapat menggunakan EXECUTE pernyataan berulang kali , memasok nilai parameter yang berbeda setiap kali pernyataan dinamis dijalankan .

Disiapkan eksekusi masih tidak sama dengan SQL statis. Dalam SQL statis , empat langkah pertama pengolahan pernyataan SQL berlangsung pada waktu kompilasi . Dalam eksekusi disiapkan , langkah-langkah ini masih berlangsung pada waktu berjalan , tetapi mereka dilakukan hanya sekali , pelaksanaan rencana berlangsung hanya bila EXECUTE yang disebut . Hal ini membantu menghilangkan beberapa kelemahan kinerja yang melekat dalam arsitektur SQL dinamis . Ilustrasi berikut menunjukkan perbedaan antara statis SQL , SQL dinamis dengan eksekusi langsung , dan SQL dinamis dengan eksekusi disiapkan